Organizacja seminariów, debat plenarnych, szkoleń, warsztatów i spotkań roboczych.

Organizacja seminariów, debat plenarnych, szkoleń, warsztatów i spotkań roboczych.

Przedmiotem zamówienia jest organizacja około 840 wydarzeń – seminariów, debat publicznych, szkoleń, warsztatów i spotkań roboczych w ramach projektu pt.: "Wspieranie realizacji II etapu wdrażania Zintegrowanego Systemu Kwalifikacji na poziomie administracji centralnej oraz instytucji nadających kwalifikacje i zapewniających jakość nadawanych kwalifikacji” współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Społecznego oraz 20 seminariów/spotkań, których organizatorem jest IBE w ramach realizowanych przez niego projektów, działań oraz działalności statutowej Instytutu.

W ramach zamówienia Wykonawca odpowiedzialny będzie m.in. za zapewnienie i właściwe wyposażenia miejsca spotkania, noclegów, wyżywienia. Wykonawca uczestniczył będzie również w niektórych aspektach rekrutacji, zapraszania oraz rozliczania kosztów uczestników.

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 7 do SIWZ.

Przedmiotem zamówienia jest organizacja około 840 wydarzeń – seminariów, debat publicznych, szkoleń, warsztatów i spotkań roboczych w ramach projektu pt.: "Wspieranie realizacji II etapu wdrażania Zintegrowanego Systemu Kwalifikacji na poziomie administracji centralnej oraz instytucji nadających kwalifikacje i zapewniających jakość nadawanych kwalifikacji” współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Społecznego oraz 20 seminariów/spotkań, których organizatorem jest IBE w ramach realizowanych przez niego projektów, działań oraz działalności statutowej Instytutu.

W ramach zamówienia Wykonawca odpowiedzialny będzie m.in. za zapewnienie i właściwe wyposażenia miejsca spotkania, noclegów, wyżywienia. Wykonawca uczestniczył będzie również w niektórych aspektach rekrutacji, zapraszania oraz rozliczania kosztów uczestników.

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 7 do SIWZ.

UDA-POWR.02.13.00-00-0001/18

Zamawiający nie ma szczególnych wymagań w tym zakresie. Ocena spełnienia tego warunku odbędzie się na podstawie oświadczeń zawartych w JEDZ (załącznik nr 1 do SIWZ).

Posiadają środki finansowe lub zdolność kredytową na kwotę nie mniejszą niż 100 000,00 PLN (a w przypadku, jeżeli wartość została wyrażona w walucie obcej – równowartość 100 000,00 PLN wg średniego kursu NBP z dnia wystawienia informacji).

Na potwierdzenie w/w wymogu Zamawiający żąda:

— informacji banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej potwierdzającej wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową wykonawcy, w okresie nie wcześniejszym niż 1 miesiąc przed upływem terminu składania ofert; Jeżeli Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia dokument ten składa przynajmniej jeden z nich.

A. w zakresie doświadczenia:

Zamawiający uzna warunek za spełniony jeżeli Wykonawca wykaże się należytym wykonaniem, a w przypadku świadczeń okresowych lub ‎ciągłych wykonywaniem w okresie ostatnich 5 lat, przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie:

— organizacją co najmniej 15 szkoleń, konferencji i/lub seminariów w co najmniej 4 miastach wojewódzkich (z wyłączeniem m.st. Warszawy) oraz 2 miastach powiatowych, (w przypadku doświadczenia poza Polską wymaga się doświadczenia w realizacji wydarzeń w głównych miastach odpowiednio na poziomie jednostek NUTS 2 i jednostek NUTS 3 zgodnie z ustaleniami wspólnej klasyfikacji Jednostek Terytorialnych dla Celów Statystycznych),

— zrealizowaniem 3 umów na organizację szkoleń, konferencji lub seminariów o wartości nie mniejszej niż 75 000 PLN brutto każda, gdy w ramach każdej z nich było organizowane wydarzenie z grupą co najmniej 50 osób i w ramach której Wykonawca zapewniał dla uczestników również zakwaterowanie oraz świadczył w ich ramach usługi związane z rozliczaniem wszelkich kosztów takich wydarzeń zaś przynajmniej w jednej z umów był odpowiedzialny również za zwrot i rozliczanie kosztów dojazdów uczestników

B. w zakresie personelu

Zamawiający uzna warunek za spełniony jeżeli Wykonawca zapewnieni grupę w składzie 4-osobowym na czas realizacji przedmiotu zamówienia, odpowiedzialną za organizację szkoleń, eventów i/lub seminariów i legitymującą się następującym doświadczeniem:

Koordynator Organizacyjny Zespołu:

Zamawiający uzna warunek za spełniony jeżeli Wykonawca zapewnieni Koordynatora organizacyjnego zespołu realizującego legitymującego się doświadczeniem w zakresie koordynacji/nadzoru w zakresie organizacji wydarzeń (szkoleń, eventów, seminariów), o wartości umowy powyżej 100 000,00 PLN.

Zespół realizacyjny:

Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca zapewni Zespół realizacyjny odpowiedzialny za organizację wydarzeń (szkoleń, seminariów, eventów,) składający się z 3 osób, z których każda legitymuje się uczestnictwem w organizacji co najmniej 3 wydarzeń.

C. W zakresie wysokości zatrudnienia

Zamawiający uzna warunek za spełniony jeżeli Wykonawca w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a w przypadku gdy okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie miał średnioroczne zatrudnienie na poziomie co najmniej 3 osób.

Na potwierdzenie w/w wymogów oraz niepodleganiu wykluczeniu Zamawiający żąda złożenia następujących dokumentów:

1) jednolity europejski dokument zamówienia (JEDZ) (wg wzoru w Załączniku nr 1 do SIWZ). Informacje zawarte w ww. dokumencie będą stanowić wstępne potwierdzenie, że wykonawca nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu.

a) JEDZ należy przesłać w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Instrukcja składania JEDZ dostępna jest na stronie internetowej Urzędu Zamówień Publicznych.

7. Wykonawca, w terminie 3 dni od dnia przekazania informacji od zamieszczenia na stronie internetowej informacji, o której mowa w art. 86 ust. 5 Pzp, przekazuje zamawiającemu oświadczenie o przynależności lub braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej. Wzór informacji albo listy podmiotów stanowi załącznik nr 2 do SIWZ. Wraz ze złożeniem oświadczenia, wykonawca może przedstawić dowody, że powiązania z innym wykonawcą nie prowadzą do zakłócenia konkurencji w postępowaniu o udzielenie zamówienia, podpisaną Listę podmiotów należących do tej samej, co Wykonawca, grupy kapitałowej, o której mowa w art. 24 ust. 1 pkt 23 ustawy albo podpisaną informację, że Wykonawca nie należy do grupy kapitałowej przekazuje w oryginale Zamawiającemu. Jeżeli Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia dokument ten składa każdy z nich.

Zamawiający przed udzieleniem zamówienia, wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym czasie, nie krótszym niż 10 dni, przedstawiających stan aktualny na dzień złożenia, następujących oświadczeń i dokumentów:

1) zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, lub innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca zawarł porozumienie z właściwym organem podatkowym w sprawie spłat tych należności wraz z ewentualnymi odsetkami lub grzywnami, w szczególności uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu;

2) zaświadczenia właściwej terenowej jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego albo innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, lub innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca zawarł porozumienie z właściwym organem w sprawie spłat tych należności wraz z ewentualnymi odsetkami lub grzywnami, w szczególności uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu;

3) odpisu z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia na podstawie art. 24 ust. 5 pkt 1 ustawy;

4) informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 13 - 14 i 21 ustawy, wystawionej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;

5) wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług, w okresie ostatnich pięciu lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane którego wzór stanowi Załącznik nr 3 do SIWZ, oraz

— załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego dostawy lub usługi były wykonywane, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu;

6) wykazu osób, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informację o podstawie do dysponowania tymi osobami, wraz z oświadczeniem o wysokości średniorocznego zatrudnienia.

Pozostałe wymogi, z racji ograniczeń w liczbie znaków ogłoszenia, opublikowano w SIWZ dostępne na w/w stronie http://bip.ibe.edu.pl/index.php/zamowienia-publiczne.

1. Zamawiający wymaga wniesienia wadium w kwocie: 10.000,00 PLN (słownie: dziesięć tysięcy)

2. Na należne Wykonawcy wynagrodzenie z tytułu wykonania danego zlecenia, składa się zwrot wydatków udokumentowanych fakturami, wystawionymi przez osoby trzecie świadczące konkretną usługę. W wyjątkowych przypadkach, za uprzednią zgodą Zamawiającego, dopuszcza się wystawienie faktury za wykorzystanie zasobów własnych Wykonawcy do realizacji wydarzenia (sala, noclegi, sprzęt, przewóz itp.) powiększona o wartość podatku VAT. Wykonawca ma prawo wliczyć do kosztów wydarzenia jedynie elementy, które zostały mu uprzednio zlecone do wykonania. W ramach prowizji mieści się zysk Wykonawcy, a także wszelkie koszty, opłaty, wydatki, daniny i inne świadczenia, które Wykonawca zobowiązany jest ponieść w związku z prawidłową realizacją zlecenia, a które nie zostały wskazane jako wydatki lub koszty podlegające zwrotowi.

Instytut Badań Edukacyjnych, ul. Górczewska 8, 01-180 Warszawa

Osoby zainteresowane udziałem w otwarciu ofert proszone są o oczekiwanie w recepcji Zamawiającego co najmniej na 5 minut przed terminem otwarcia ofert.

Zaleca się sporządzenie oferty na Formularzu Ofertowym, którego wzór stanowi Załącznik nr 6 do SIWZ lub zawrzeć wszystkie informacje i oświadczenia określone we wzorze Formularza Ofertowego, w szczególności: wysokość prowizji, wykazu osób mających realizować zamówienie z informacjami na temat posiadanego doświadczenia (w tym koordynatora organizacyjnego) – zgodnie z załącznikiem nr 9, informacji na temat sieci podmiotów (spełniających wymagania OPZ) mających współpracować z Wykonawcą w wybranych miastach wojewódzkich i powiatowych (wraz z poświadczonymi kopiami dokumentów potwierdzających fakt obecnej lub przyszłej współpracy np. poświadczenie współpracy wystawione przez podmiot, kopia umowy o współpracy).

RODO

1. Zamawiający będzie wymagał od Wykonawcy, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, wniesienia, najpóźniej w dniu podpisania umowy, zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 5 % ceny brutto podanej w ofercie.

2. Zabezpieczenie może być wnoszone według wyboru Wykonawcy w jednej lub kilku następujących formach:

1) pieniądzu;

2) poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, z tym że zobowiązanie kasy jest zawsze zobowiązaniem pieniężnym;

3) gwarancjach bankowych;

4) gwarancjach ubezpieczeniowych;

5) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9.11.2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości.

3. Zabezpieczenie wnoszone w pieniądzu należy wpłacić na rachunek bankowy Zamawiającego nr: 18 1500 1012 1210 1000 1077 0000.

4. Skuteczne wniesienie zabezpieczenia w pieniądzu następuje z chwilą wpływu środków na rachunek bankowy, o którym mowa w ust. 3.

5. W przypadku wniesienia wadium w pieniądzu Wykonawca może wyrazić zgodę na zaliczenie kwoty wadium na poczet zabezpieczenia.

6. Jeżeli Wykonawca wnosi zabezpieczenie należytego wykonania umowy w jednej lub kilku formach, wymienionych w ust. 2 pkt 2)-5) przedstawione dokumenty muszą uwzględniać następujące warunki:

a) w przypadku, gdy Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia, dokumenty te muszą obejmować swym zakresem wszelkie roszczenia Zamawiającego z tytułu związanych z wykonywaniem umowy w sprawie zamówienia publicznego działań lub zaniechań każdego z nich,

b) dokumenty te będą zawierały klauzule zapłaty sumy gwarancyjnej na rzecz zamawiającego bezwarunkowo i na pierwsze żądanie,

c) dokumenty te zostaną złożone w oryginale,

d) Ważność gwarancji/poręczenia nie może być uzależniona od zgody gwaranta/poręczyciela na zmiany treści Umowy zawartej pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą.

Art. 182. [Termin wniesienia odwołań]

1. Odwołanie wnosi się:

1) w terminie 10 dni od dnia przesłania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia - jeżeli zostały przesłane w sposób określony w art. 180 ust. 5 zdanie drugie albo w terminie 15 dni - jeżeli zostały przesłane w inny sposób - w przypadku gdy wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8;

2) w terminie 5 dni od dnia przesłania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia - jeżeli zostały przesłane w sposób określony w art. 180 ust. 5 zdanie drugie albo w terminie 10 dni - jeżeli zostały przesłane w inny sposób - w przypadku gdy wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8.

2. Odwołanie wobec treści ogłoszenia o zamówieniu, a jeżeli postępowanie jest prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego, także wobec postanowień specyfikacji istotnych warunków zamówienia, wnosi się w terminie:

1) 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia specyfikacji istotnych warunków zamówienia na stronie internetowej - jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8;

2) 5 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych lub specyfikacji istotnych warunków zamówienia na stronie internetowej - jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8.

3. Odwołanie wobec czynności innych niż określone w ust. 1 i 2 wnosi się:

1) w przypadku zamówień, których wartość jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 - w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia;

2) w przypadku zamówień, których wartość jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 - w terminie 5 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia.

4. Jeżeli zamawiający nie opublikował ogłoszenia o zamiarze zawarcia umowy lub mimo takiego obowiązku nie przesłał wykonawcy zawiadomienia o wyborze oferty najkorzystniejszej lub nie zaprosił wykonawcy do złożenia oferty w ramach dynamicznego systemu zakupów lub umowy ramowej, odwołanie wnosi się nie później niż w terminie:

1) 15 dni od dnia zamieszczenia w Biuletynie Zamówień Publicznych albo 30 dni od dnia publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, a w przypadku udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę - ogłoszenia o udzieleniu zamówienia z uzasadnieniem;

2) 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy, jeżeli zamawiający:

a) nie opublikował w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia; albo

b) opublikował w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenie o udzieleniu zamówienia, które nie zawiera uzasadnienia udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki;

3) 1 miesiąca od dnia zawarcia umowy, jeżeli zamawiający:

a) nie zamieścił w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o udzieleniu zamówienia; albo

b) zamieścił w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenie o udzieleniu zamówienia, które nie zawiera uzasadnienia udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę.

5. W przypadku wniesienia odwołania wobec treści ogłoszenia o zamówieniu lub postanowień specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający może przedłużyć termin składania ofert lub termin składania wniosków.

6. W przypadku wniesienia odwołania po upływie terminu składania ofert bieg terminu związania ofertą ulega z ...